Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Feelpolar Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.9.2020. Viimeisin muutos 14.04.2021.

Tässä selosteessa kerromme, mitä varten käsittelemme henkilötietoja ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn suhteen. Tämä tietosuojaseloste kattaa kaiken verkkosivustomme kautta tai siihen liittyvien palveluiden yhteydessä kerätyn tiedon sekä ne tiedot, joita kerätään ottaessasi yhteyden asiakaspalveluumme sähköpostitse tai sivustomme kautta.

Jatkamalla Verkkosivuston ja palveluidemme käyttöä hyväksyt tämän Tietosuojaselosteen.

1. Rekisterinpitäjä

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Polarsensen asiakaspalvelu

polarsense.orders@gmail.com

Puhelin: +358405396284

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sopimussuhteeseen ja/tai rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen, joka muodostaa tällöin soveltuvilta osin käsittelyn oikeusperusteen. Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu harjoittaa asiallista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa, mukaan lukien tähän liittyvää asiakasprofilointia.

5. Mitä tietoja kerätään?

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön sallimissa rajoissa asiakkuuden hoitamiseen ja kehittämiseen. Pääasiassa keräämme henkilötietoja tilausten käsittelemiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

Tilaukset

Tarvitsemme henkilötietoja tilauksen käsittelyssä toimittamista varten sekä asiakasviestintään tilauksiin liittyen (esimerkiksi tilaus- ja toimitusvahvistus). Lisäksi tietoja voidaan käyttää laskutukseen ja perintään liittyviin toimenpiteisiin sekä mahdollisten reklamaatioiden käsittelemiseksi. Maksutiedoista emme tallenna muuta kuin maksutavan ja hinnat mahdollista maksunpalautusta varten.

Tuotteiden tarjoaminen ja markkinointi

Voimme käsitellä henkilö- ja ostoskoritietoja sekä ostohistoriaa asiakkaan profilointiin, tarjousten, etujen, markkinointitoimenpiteiden ja asiakasviestinnän kohdentamiseksi asiakasta kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, kilpailuihin ja arvontoihin tai muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Asiakastili

Mikäli olet luonut asiakastilin verkkosivuillemme, käytämme henkilötietojasi tilin hallinnointiin, jotta voit tarkastella tilaushistoriaasi, luoda toivelistoja ja tallentaa ostoskorisi. Myös osoitetiedot tallennetaan myöhempiä tilauksia varten, osoitetietoja voidaan muuttaa tai poistaa joko asiakkaan tai Polarsensen toimesta.

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen ja anonymisoitu raportointi

Voimme käsitellä henkilötietoja parantaaksemme nykyisiä tuotteita ja palvelujamme sekä kehittääksemme uusia. Voimme yhdistää annetun palautteen ja asiakaspalveluumme jätetyt viestit käyttäjätiliin.

Käytämme kuluttajatutkimuksista ja kuluttajakyselyistä saatuja vastauksia analysoidaksemme asiakkaidemme mieltymyksiä, odotuksia sekä mielipiteitä tuotteistamme, verkkosivuistamme ja palveluistamme.

Anonymisoituja tietoja käytämme raportointitarkoituksiin. Anonymisoituja tietoja ei voi käyttää henkilöiden tunnistamiseen vaan näitä tietoja käytämme kaupallisten tavoitteiden toteutumisen analysointiin. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi kävijöiden kokonaismäärät verkkosivustollamme sekä sivustolla käynnin kesto.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelumme käsittelee henkilötietojasi ottaessasi yhteyden siihen minkä tahansa kanavan kautta. Voimme yhdistää asiakaspalvelun keräämät tiedot muihin henkilötietoihin, esimerkiksi ostohistoriaan. Näin voimme tarjota mahdollisimman henkilökohtaista ja tehokasta palvelua.

Laittoman toiminnan havaitseminen ja ehkäiseminen

Joissakin tapauksissa meiltä voidaan edellyttää tietojesi, myös henkilötietojen, luovuttamista lain tai määräysten nojalla, kuten esimerkiksi oikeudenkäynnin yhteydessä. Saatamme luovuttaa tietojasi myös haasteen, tuomioistuinpäätöksen tai muun oikeudenkäynnin nojalla tai poliisitutkinnan yhteydessä tai viranomaisen pyynnön johdosta.

6. Rekisterin tietosisältö

Kun teet tilauksen tai käyt verkkosivustollamme, keräämme automaattisesti tietoja käynnistäsi. Osa näistä tiedoista voidaan luokitella henkilötiedoiksi. Tällaisia tietoja on:

- Käytettävä selain, käyttöjärjestelmä, laitemalli, IP-osoite, yhteyden muodostamisaika ja yhteyden kesto

- Kirjautuneen asiakkaan käyttäjätilin tunnistetiedot ja rekisteröintipäivä

- Sijaintitiedot (myös Wi-Fi-yhteyspisteen tiedot)

- Verkkosivut, joiden kautta on siirrytty polarsense.fi sivustolle

- Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot verkkosivustollamme (esimerkiksi klikkaukset ja siirtymiset sivulla, käytetyt hakusanat)

- Evästeet ja muut tunnistetiedot

- Kieli

- Markkinointitiedot: edut ja kampanjat sekä niiden käyttö

- Ostohistoria yksittäisen tuotteen tasolla sekä ostoskoritiedot

- Lisäksi sähköisen uutiskirjeen tilanneen asiakkaan tietoja kerätään uutiskirjeen tilaamisen hallinnointiin sekä muihin asiakasviestinnän toteutumiseen liittyviin asioihin.

- Muut tiedot, jotka kerätään suostumuksesi perusteella

7. Säännönmukaiset tietolähteet ja suoraan kerättävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Suoraan kerättävillä tiedoilla tarkoitetaan tietoja, joita asiakkaana luovutat itse meille esimerkiksi tilauksen yhteydessä tai ottamalla yhteyden asiakaspalveluumme. Suoraan kerättäviä tietoja ovat:

- Tilaajan yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite sekä mahdollisesti muut vapaaehtoisesti annetut henkilötiedot kuten yritys tai syntymäaika)

- Mikäli tilauksen vastaanottaja on eri kuin tilaaja, vastaanottajan nimi sekä postiosoite

- Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista

- Viestihistoria asiakaspalvelumme kanssa chatissa, Facebookin, verkkosivuston yhteydenottolomakkeen tai sähköpostin välityksellä

- Yhteystiedot, jotka annetaan osallistuessa erilaisiin arvontoihin ja kilpailuihin

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa Polarsensen yhteistyökumppaneille, siinä määrin, kun se on asiakkaan antaman toimeksiannon kannalta tarpeellista. Kolmansiin osapuoliin kuuluvat henkilötietojen käsittelijät ja ainoastaan Polarsensen hyväksymät kolmannet osapuolet, joiden avulla saamme suoritettua toimeksiannot ja parannettua asiakaskokemusta entisestään. Käyttäessämme alihankkijoita tai kolmansia osapuolia huolehdimme siitä, että heidän puolella henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojasäännösten mukaisesti.

Erinomaisen asiakaskokemuksemme toteuttamiseksi sekä toimeksiantojen täyttämiseksi, voimme joutua siirtämään henkilötietoja palveluntarjoajan palvelimelle tai resurssien käsiteltäväksi, jotka sijaitsevat EU:n tai sen talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa varmistamme, että henkilötietojen siirtoon sovelletaan asianmukaisia sopimukseen perustuvia toimenpiteitä (esimerkiksi sitoutuminen Euroopan komission vakiosopimuslausekkeeseen), että siirrolla on asianmukainen laillinen peruste ja niiden käsittely täyttää lain asettamat salassapito vaatimukset.

Kolmansia osapuolia, joille meidän on välttämätöntä luovuttaa tietoja tilausten käsittelyn vuoksi, on lueteltu alla. Lisäksi markkinointiin, sivustomme kehittämiseen ja analysointiin käyttämämme kolmannet osapuolet on listattu alla. Tämä tietosuojaseloste kattaa tietojesi käytön ainoastaan Polarsensen toimesta, tutustuthan myös yhteistyökumppaneidemme tietosuojalausuntoihin.

- Kuljetusyritykset: Posti, Matkahuolto, DHL

- Maksupalveluiden tarjoajat: Paytrail Oyj, y-tunnus: 2122839-7

- Verkkokauppajärjestelmä ja tilausten käsittely: Mycashflow

- Muut: Facebook, Instagram, Google

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme (www.polarsense.fi) evästeitä (cookies), Facebook-pikseleitä ja muita vastaavia tekniikoita palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka voidaan toimittaa päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivustollamme. Käytämme evästeitä verkkopalvelumme toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi, kuten kirjautumisen ja ostoskoriominaisuuden toteuttamiseksi. Evästeet helpottavat, parantavat ja nopeuttavat verkkosivujemme selausta ja käyttäjäkokemusta.

Evästeiden avulla keräämme tietoja käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymisestäsi palvelussamme, kuten tietoja siitä, miltä sivulta olet saapunut palveluumme, mitä selainta käytät tai milloin ja mitä palvelun osiota olet selannut. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi verkkopalvelumme käyttömukavuuden kehittämiseen, kävijädatan analysoimiseen, asiakastutkimukseen, sisältöjen personointiin sekä viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen ja mainonnanhallintaan. Saatamme sinua mahdollisesti kiinnostavien tuotteiden määrittämiseksi kerätä tietoja avaamistasi sivuista tai ostamistasi tuotteista, jotta voimme markkinoida asiaankuuluvia palveluja sinulle. Facebook-pikselien avulla voimme kohdentaa sinulle kiinnostavaa markkinointia myös Facebookissa.

Sinulla on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö kokonaan tai osittain muuttamalla selaimesi asetuksia. Voit halutessasi myös poistaa aiemmin tallentuneet evästeet. Huomaathan, että evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivustomme ja palvelujemme niiden osien tai toimintojen käyttämiseen tai jopa estää ne kokonaan.

MyCashflow verkkokauppa-alustan evästeiden käytöstä voit lukea lisää täältä

11. Henkilötiedot sosiaalisessa mediassa

Polarsensen sosiaalisen median sivustot kuten esimerkiksi Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter ja YouTube ovat julkisia ja sivustoille muodostuvat rekisterit sisältävät rekisteröidyn itse julkisuuteen tuomat tiedot kuten esimerkiksi nimi, arvostelut, sivustotykkäämiset ja –jakamiset sekä kommentoinnit. Emme ole millään tavalla vastuussa sosiaalisen median sivustoille rekisteröityneen käyttäjän henkilötiedoista tai niiden suojaamisesta.

Kun olet meidän kanssamme tekemisissä sosiaalisen median välityksellä, voimme kerätä, tallentaa ja säilyttää automaattisesti kerättyä dataa näiden kanavien käytöstäsi. Jos esimerkiksi painat Tykkää-painiketta sosiaalisen median sivuillamme tai merkitset kaverisi julkaisuumme, tallennamme tämän tiedon. Tämä tieto on todennäköisimmin ei-tunnistettavaa tietoa, mutta joukossa voi olla henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa riippuen asetuksistasi ko. kanavalla.

Sosiaalisessa mediassa julkaisemasi sisältö on itse julkistamaasi dataa, joka voi olla yhdistettävissä sinuun sisällöstä riippuen. Keräämme, tallennamme ja käytämme tätä sisältöä ja muuta sosiaalisen median kanavissamme julkistamaasi tietoa. Saatamme käyttää myös tietoa, jonka olet sallinut sosiaalisen median kanavan jakaa meille tai joka on näiden sivustojen käyttäjäasetustesi mukaan jaettavissa.

12. Henkilötietojen säilytys

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta tai lukuun toimivien yritysten työntekijöillä voi olla pääsy rekisterin sisältämiin henkilötietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Kaikki työntekijät, joilla on pääsy henkilötietoihin, ovat vaitiolovelvollisia.

13. Verkkosivuston käyttäjän oikeudet henkilötietojen suhteen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Polarsense vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu myös omalta asiakastililtä tai noudattamalla markkinointiviestissä olevia ohjeita poistamiseen.

Asiakkaalla on oikeus poistaa Polarsensen käsittelemiä henkilötietoja koska tahansa, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita: sinulla on avoin asia asiakaspalvelussa; sinulla on avoin tilaus, jota ei ole vielä kokonaan toimitettu; sinua epäillään palveluidemme väärinkäytöstä tai olet käyttänyt viimeisen neljän vuoden aikana palveluitamme väärin; sinulla on maksamaton velka Polarsenselle maksutavasta riippumatta; jos olet tehnyt ostoksia, joudumme säilyttämään ostoon liittyvät henkilötietosi kirjanpitosäännösten perusteella.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

15. Tietosuojakäytännön muutokset

Polarsense pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojalausuntoa. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina julkaisupäivämäärän kera tältä sivulta. Mikäli muutokset päivitetyssä selosteessa ovat merkittävät, ilmoitamme niistä näkyvällä tavalla selosteen alussa sekä Polarsense.fi etusivulla.